DMP Templates

Data Management Plans (DMPs) are important tools in research data management and are a pillar in the 2021 Tri-Agency Research Data Management Policy. They are increasingly being required for funding opportunities in biomedical research. We have created these templates because we have identified a gap in resources specific to different biomedical study designs –  as each call for certain kinds of data and must therefore be treated differently. Presented below are four novel DMP templates and a worked example of each for common study designs used in biomedicine.

I’m Dr. Emilio Alarcon. I am an associate professor at the University of Ottawa, Department of Biochemistry, Microbiology, and Immunology, I am also a scientist at the University of Ottawa Heart Institute. My research is focused on the development of materials and new technologies for tissue and organ repair, with an emphasis on heart, skin, and also cornea.

“We’ve asked Dr Alarcon about his experiences learning about and adjusting to working with data management plans, or DMPs, as their use has become more prevalent and increasingly required in biomedical research.”

So I learned about DMPs a couple years ago when it was announced through the Tri-Council, the government of Canada. When I first learned this, I thought, “this is about time”, this is highly needed, particularly because of the need of data reproducibility we have in the materials field, and I was, to be completely honest a little bit overwhelmed, but I thought it was a great opportunity for Canada – to take the lead on data reproducibility, experimental reproducibility, and so many other things that we still face in the material sciences.

“With the introduction of the Tri-Agency Research Data Management policy comes an adjustment to incorporate research data management into a lab’s workflow”

So we have different projects and some of the projects have a clear, streamlined way to manage data, some others don’t have it. Having all the projects actually being able to come into terms for having a harmonized way to having data management was complicated. But, with a lot of work and support from the heart institute I think that we’re getting there. Students are fully aware that without raw data there is no publication, no thesis, there is nothing. They are very cognizant about that now, in the sense of “we are going to publish something only if the data is available for everyone afterwards”. The way I put it is that we are being funded by taxpayers’ money, we have a responsibility for our community, and the way to have responsibility is having the data available for everyone who wants to have access to it.

“Implementing research data management comes with challenges and opportunities.”

Challenges are always in terms of resources. This does cost money, so it presents a barrier there, but opportunities are huge. In terms of, down the road, other groups in Canada or around the world could have access to our data and reproduce our experiments, and it could lead to discovery of new therapeutics, new drugs, new techniques, new technologies, that will help the community in Canada, and globally too.

“We’ve heard from Dr. Alarcon his experience in implementing the use of data management plans and other research data management practices. Let’s hear his advice for making the transition in scientific research workflows.”

So you need to have the right people at the table, having the expertise. It’s not something you can do alone, you need to have a support system. Here at the heart institute we’re fortunate to have it. Being willing to learn, and also take it slow, because good science takes time. Having data that meets the criteria of a DMP also does take time. Good science does take time, just look for the expertise and support – at the University of Ottawa Heart Institute we do have that expertise.

“Working with experts from the University of Ottawa Heart Institute, the Metaresearch and Open Science Program hosts a centralized hub of tools, resources, and training materials for researchers across various disciplines in biomedical science to help make the transition to implement research data management practices into their workflows. Follow the link here to access resources and learn more.”

Je suis Dr Emilio Alarcon. Je suis professeur agrĂ©gĂ© au DĂ©partement de biochimie, microbiologie et immunologie Ă  l’UniversitĂ© d’Ottawa, je suis aussi scientifique Ă  l’Institut de cardiologie de l’UniversitĂ© d’Ottawa. Mes recherches portent sur le dĂ©veloppement de matĂ©riaux et de nouvelles technologies pour la rĂ©paration des tissus et des organes, en mettant l’accent sur le cĹ“ur, la peau et aussi la cornĂ©e.

« Nous avons interrogĂ© Dr Alarcon sur ses expĂ©riences d’apprentissage et d’adaptation au travail avec les plans de gestion des donnĂ©es, ou les PGDs, car leur utilisation est devenue plus rĂ©pandue et de plus en plus requise dans la recherche biomĂ©dicale. »

J’ai appris ce qu’Ă©taient les PGDs il y a quelques annĂ©es lorsqu’ils ont Ă©tĂ© annoncĂ©s par les trois Conseils, le gouvernement du Canada. Quand j’ai appris cela pour la première fois, je me suis dit : « il est grand temps », c’est absolument nĂ©cessaire, en particulier en raison du besoin de reproductibilitĂ© des donnĂ©es que nous avons dans le domaine des matĂ©riaux, et j’Ă©tais, pour ĂŞtre tout Ă  fait honnĂŞte, un peu dĂ©passĂ©, mais j’ai pensĂ© que c’Ă©tait une excellente occasion pour le Canada de prendre les devants en matière de reproductibilitĂ© des donnĂ©es, de reproductibilitĂ© expĂ©rimentale et bien d’autres choses auxquelles nous sommes encore confrontĂ©s dans les sciences des matĂ©riaux.

« L’introduction de la politique de gestion des donnĂ©es de recherche des trois agences s’accompagne d’un ajustement pour intĂ©grer la gestion des donnĂ©es de recherche dans le flux de travail d’un laboratoire. »

Nous avons diffĂ©rents projets et certains projets ont une manière claire et rationalisĂ©e de gĂ©rer les donnĂ©es, d’autres non. Il Ă©tait compliquĂ© de faire en sorte que tous les projets puissent rĂ©ellement s’entendre pour avoir une manière harmonisĂ©e de gĂ©rer les donnĂ©es. Mais grâce Ă  beaucoup de travail et au soutien de l’Institut de cardiologie, je pense que nous y arrivons. Les Ă©tudiants sont pleinement conscients que sans donnĂ©es brutes, pas de publication, pas de thèse, il n’y a rien. Ils en sont dĂ©sormais très conscients, dans le sens oĂą « nous ne publierons quelque chose que si les donnĂ©es sont ensuite disponibles pour tout le monde ». La façon dont je le dis, c’est que nous sommes financĂ©s par l’argent des contribuables, que nous avons une responsabilitĂ© envers notre communautĂ©, et que la manière d’ ĂŞtre responsable est de rendre les donnĂ©es accessibles Ă  tous ceux qui souhaitent y avoir accès.

« La mise en œuvre de la gestion des données de recherche comporte des défis et des opportunités. »

Les dĂ©fis sont toujours en termes de ressources. Cela coĂ»te de l’argent et constitue donc un obstacle, mais les opportunitĂ©s sont Ă©normes. En termes d’avenir, d’autres groupes au Canada ou ailleurs dans le monde pourraient avoir accès Ă  nos donnĂ©es et reproduire nos expĂ©riences, ce qui pourrait mener Ă  la dĂ©couverte de nouveaux traitements, de nouveaux mĂ©dicaments, de nouvelles techniques, de nouvelles technologies, qui aideraient le communautĂ© au Canada, mais aussi Ă  l’échelle mondiale.

« Dr Alarcon nous a fait part de son expĂ©rience dans la mise en Ĺ“uvre de plans de gestion des donnĂ©es et d’autres pratiques de gestion des donnĂ©es de recherche. Écoutons ses conseils pour effectuer la transition dans les flux de travail de la recherche scientifique. »

Vous devez donc avoir les bonnes personnes autour de la table, possĂ©dant l’expertise. Ce n’est pas quelque chose que vous pouvez faire seul, vous avez besoin d’un système de soutien. Ici, Ă  l’Institut de cardiologie, nous avons la chance de l’avoir. ĂŠtre disposĂ© Ă  apprendre, et aussi y aller lentement, car une bonne science prend du temps. Disposer de donnĂ©es rĂ©pondant aux critères d’une DMP prend Ă©galement du temps. Une bonne science prend du temps, il suffit de rechercher l’expertise et le soutien – Ă  l’Institut de cardiologie de l’UniversitĂ© d’Ottawa, nous possĂ©dons cette expertise.

« En collaboration avec des experts de l’Institut de cardiologie de l’UniversitĂ© d’Ottawa, le programme de mĂ©tarecherche et de science ouverte hĂ©berge un centre centralisĂ© d’outils, de ressources et de matĂ©riel de formation pour les chercheurs de diverses disciplines des sciences biomĂ©dicales afin de faciliter la transition vers la mise en Ĺ“uvre de pratiques de gestion des donnĂ©es de recherche dans leurs flux de travail. Suivez le lien ici pour accĂ©der aux ressources et en savoir plus. »

My name is Kailyn, and I am a third year biomedical science student at the University of Ottawa. I am currently working as a research assistant at the University of Ottawa Heart Institute as part of my university’s CO-OP program. Prior to working as a research assistant, I had never heard of research data management best practices, and I was very surprised that something so fundamental to the day-to-day activities of research was never formally taught. In that way, I sort of stumbled into learning about these best practices because of my work with the Metaresearch and Open Science program. When I joined the group, they provided clear guidelines for research data management best practices, which allowed me to easily incorporate them into my work. I quickly began adapting to their guidelines for data management, file naming, and data deposit. Because they had clear guidelines, it made it easier for me to adapt to using it in my own individual work, as well as collaborative work. Because this was my first experience in research, I took the new guidelines as necessary adjustments that I had to make in my new job. I feel that other students could also benefit equally from having this RDM training early on, so they can avoid learning poor habits for data management that would lead to resistance to adopting to best practices later down the line.

I know that the RDM practices that I learn at the early stages of my career will continue to be relevant. Knowing the basics and fundamentals of them, as well as knowing the resources within the Canadian research ecosystem will only lay the proper foundation for me continue my research. For me, whatever career I choose in the research ecosystem, I know that strong RDM practices will be a highly relevant and transferrable skill.

To provide support for researchers at any stage of their careers, including those like Kailyn just starting out in research, the Metaresearch and Open Science program hosts a centralized hub for tools, resources, and training materials related to research data management. Follow the links here to learn more.

Je m’appelle Kailyn et je suis Ă©tudiante en troisième annĂ©e en sciences biomĂ©dicales Ă  l’UniversitĂ© d’Ottawa. Je travaille actuellement comme adjointe de recherche Ă  l’ Institut de cardiologie de l’UniversitĂ© d’Ottawa dans le cadre du programme COOP de mon universitĂ©. Avant de travailler comme adjointe de recherche, je n’avais jamais entendu parler des meilleures pratiques en matière de gestion des donnĂ©es de recherche, et j’ai Ă©tĂ© très surpris que quelque chose d’aussi fondamental pour les activitĂ©s quotidiennes de recherche ne soit jamais formellement enseignĂ©. De cette façon, j’ai en quelque sorte dĂ©couvert ces meilleures pratiques grâce Ă  mon travail avec le programme Metaresearch and Open Science. Lorsque j’ai rejoint le groupe, ils ont fourni des lignes directrices claires sur les meilleures pratiques en matière de gestion des donnĂ©es de recherche, ce qui m’a permis de les intĂ©grer facilement dans mon travail. J’ai rapidement commencĂ© Ă  m’adapter Ă  leurs directives en matière de gestion des donnĂ©es, de dĂ©nomination des fichiers et de dĂ©pĂ´t des donnĂ©es. Parce qu’ils avaient des directives claires, il m’a Ă©tĂ© plus facile de m’adapter Ă  son utilisation dans mon propre travail individuel, ainsi que dans le travail collaboratif. Comme il s’agissait de ma première expĂ©rience en recherche, j’ai considĂ©rĂ© les nouvelles lignes directrices comme des ajustements nĂ©cessaires que je devais apporter dans mon nouveau travail. Je pense que d’autres Ă©tudiants pourraient Ă©galement bĂ©nĂ©ficier Ă©galement de cette formation RDM dès le dĂ©but, afin d’Ă©viter d’acquĂ©rir de mauvaises habitudes de gestion des donnĂ©es qui conduiraient Ă  une rĂ©sistance Ă  l’adoption des meilleures pratiques plus tard.

Je sais que les pratiques RDM que j’apprends au dĂ©but de ma carrière continueront d’être pertinentes. En connaĂ®tre les bases et les principes fondamentaux, ainsi que connaĂ®tre les ressources de l’Ă©cosystème de recherche canadien ne fera que jeter les bases nĂ©cessaires pour poursuivre mes recherches. Pour moi, quelle que soit la carrière que je choisis dans l’écosystème de la recherche, je sais que de solides pratiques de GDR constitueront une compĂ©tence hautement pertinente et transfĂ©rable.

Pour soutenir les chercheurs Ă  n’importe quelle Ă©tape de leur carrière, y compris ceux comme Kailyn qui dĂ©butent dans la recherche, le programme Metaresearch and Open Science hĂ©berge une plateforme centralisĂ©e d’outils, de ressources et de matĂ©riels de formation liĂ©s Ă  la gestion des donnĂ©es de recherche. Suivez les liens ici pour en savoir plus.

Hello everyone, I’m Brian Dorus, I’m a research assistant at OHRI at the Blueprint Translational Research Group, ran by Drs. Manoj Lalu and Dean Fergusson. So I was first introduced to DMPs when I first joined our research group. We were required to build one for a multi-lab study that was funded by Sepsis Canada. So this is a preclinical study which involves several laboratories in Canada performing the exact same experiments. This would end up generating a lot of data across all these sites that needed to be managed properly. eveloping this DMP, we wanted to make sure that this data was very easily accessible and identifiable, easy to analyze to determine any significant differences across labs, why the significant differences are occurring, and develop a plan to ensure the differences don’t happen in the future. Having never done this before, I needed resources. I first took a look at the Portage Network, that provides a lot of different examples for DMPs, especially in the clinical field. I was able to take one of these and adapt towards our preclinical studies. I then asked colleagues within our group to further refine our DMP. I had also attended a 2023 Champions symposium focusing on data management, to refine even further and ask experts in the field.So after writing, I could see DMPs being very useful for preclinical projects. It helps us organize the data, archive it properly, analyze the data accordingly, and helps us comply with all the institutional and funding agencies.

Motivated by the experiences of researchers like Brian, the Metaresearch and Open Science program have created fit-for-purpose preclinical DMP templates; we no longer need to look at clinical templates and try to fit them to our preclinical work. Check out the templates and related research data management resources using the links shown here.

Bonjour Ă  tous, je m’appelle Brian Dorus, je suis assistant de recherche Ă  l’ICUO dans le cadre du Blueprint Research Group, dirigĂ© par les Drs. Manoj Lalu et Dean Fergusson. J’ai donc dĂ©couvert les PGDs (plans de gestion des donnĂ©es) lorsque j’ai rejoint notre groupe de recherche. Nous devions en construire un pour une Ă©tude multi-laboratoires financĂ©e par Sepsis Canada. Il s’agit donc d’une Ă©tude prĂ©clinique qui implique plusieurs laboratoires Ă  travers le Canada rĂ©alisant exactement les mĂŞmes expĂ©riences. Cela finirait par gĂ©nĂ©rer beaucoup de donnĂ©es sur tous ces sites qui devaient tous ĂŞtre correctement organisĂ©s. En dĂ©veloppant ce PGD, nous voulions nous assurer que ces donnĂ©es Ă©taient très facilement accessibles et identifiables, faciles Ă  analyser pour dĂ©terminer s’il existe une diffĂ©rence significative entre tous les diffĂ©rents laboratoires, pourquoi ces diffĂ©rences significatives se produisent, et dĂ©velopper un plan pour garantir cette diffĂ©rence ne se produira pas dans le futur. N’ayant jamais fait cela auparavant, j’avais essentiellement besoin de rechercher diffĂ©rentes ressources pour dĂ©velopper cela pour des Ă©tudes prĂ©cliniques. J’ai d’abord jetĂ© un Ĺ“il au rĂ©seau Portage, qui fournit de nombreux exemples diffĂ©rents de PGD, notamment dans le domaine clinique. J’ai pu en suivre un et m’adapter Ă  nos Ă©tudes prĂ©cliniques. J’ai en outre demandĂ© Ă  des collègues de notre groupe d’affiner davantage notre PGD. J’avais aussi assistĂ© Ă  un symposium des Champions 2023 axĂ© sur la gestion des donnĂ©es, pour contribuer Ă  l’affiner encore davantage et Ă  interroger des experts du domaine. Ainsi, après avoir Ă©crit, j’ai pu voir que les PGD Ă©taient très utiles pour les projets prĂ©cliniques. Cela nous aide Ă  organiser les donnĂ©es, Ă  les archiver correctement, Ă  les analyser en consĂ©quence et Ă  nous conformer Ă  toutes les agences institutionnelles et de financement.

MotivĂ©s par les expĂ©riences de chercheurs comme Brian, la programme Metaresearch et Open Science ont crĂ©Ă© des modèles PGD prĂ©cliniques adaptĂ©s ; nous n’avons plus besoin d’examiner des modèles cliniques et d’essayer de les adapter Ă  notre travail prĂ©clinique. Consultez les modèles et les ressources de gestion des donnĂ©es de recherche associĂ©es en utilisant les liens indiquĂ©s ici.

Clinical Trials

Systematic Reviews & Meta-Analysis

Preclinical Animal Studies

Genomic Data

Randomized Clinical Trials

Download guidance (.docx)

Last updated: 2024-04-02

Examples were extracted from a fictional trial and the template was adapted from the Portage general template – https://dmp-pgd.ca/template_export/878086536.pdf

The individuals involved in the development of this template include Dr. Anna Catharina V. Armond, Dr. David Moher, Dr. Florian Naudet, Dr. Dean Fergusson, Dong Vo, and Dr. Kelly D. Cobey.

Next steps: community consultation.

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Pairwise Systematic Reviews

Download guidance (.docx)

Last updated: 2024-03-28

The template was adapted from the Portage DMP template for Systematic reviews. Examples were extracted from Beck, A., LeBlanc, J.C., Morissette, K. et al. Screening for depression in children and adolescents: a protocol for a systematic review update. Syst Rev 10, 24 (2021). https://doi.org/10.1186/s13643-020-01568-3

The individuals involved in the development of this template include Dr. Anna Catharina V. Armond, Dr. David Moher, and Dr. Kelly D. Cobey.

Next steps: community consultation.

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Pre-Clinical Animal Studies

Download guidance (.docx)

Last updated: 2024-03-28

Examples were created for a project to develop a treatment loaded biocellulose duraplasty as a potential treatment for stroke.

The individuals involved in the development of this template include Dr. Anna Catharina V. Armond, Brian Dorus, Meredith Conboy, Dr. Forough Jahandideh, Dr. Manoj Lalu, and Dr. Kelly D. Cobey.

Next steps: community consultation.

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Genomic Study

Download guidance (.docx)

Last updated: 2024-03-28

Examples were extracted from a fictional study and the template was adapted from the Portage general template – https://dmp-pgd.ca/template_export/878086536.pdf

The individuals involved in the development of this template include Dr. Anna Catharina V. Armond, Dr. Theodore J. Perkins, Dr. Michael Hoffman, and Dr. Kelly D. Cobey.

Next steps: community consultation.

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